Unterlagenkontrolle

Die von den Normen und Regelwerken geforderte Kontrolle der Unterlagen und Aufzeichnungen zur Gaswarnanlage im Zeitraum von allen drei Jahren von einer befähigten Person.

Machen Sie dies?

Was prüfen und kontrollieren Sie?

Bei der Mehrheit von unseren Projekten waren die Unterlagen zur Gaswarnanlage sehr unvollständig, selbst bei großen Betreibern mit extra Personal für die Gaswarntechnik.

Hier ein Auszug was die Normen und Regelwerke zu dem Thema empfehlen:

Installationsunterlagen

Der Betreiber sollte folgende Unterlagen geeignet aufbewahren (ab Inbetriebnahme):

-Betriebsanleitung des Herstellers und Wartungsvorschrift für die Gaswarneinrichtung
-Installationspläne und Elektropläne bei ortsfesten Anlagen
-EG-Konformitätserklärung
-In Ex-Zonen entsprechend die Ex-Zulassungen für jede Messstelle und Zentrale
-Nachweis der messtechnischen Eignung (soweit erforderlich)
-Werks-Kalibrierprotokoll jeder Messstelle
-Protokoll der Erstinbetriebnahme

Sollten Mängel aufgetreten/protokolliert sein, dann den entsprechenden Nachweis/Protokoll zur Behebung der Mängel.

Aufzeichnungen

Hierzu gehören mindestens folgende Tätigkeiten:

-Kontrolle der Vollständigkeit der Wartungsaufzeichnungen zu den Servicetätigkeiten
-Kontrolle der zeitnahen Umsetzung der sich aus der Wartung ergebenden Maßnahmen.
-Kontrolle der Vollständigkeit und Aktualität von Installationsunterlagen und
-Betriebsanweisung.

Die Kontrolle erfolgt durch eine befähigte Person.

Die zugehörigen Aufzeichnungen müssen enthalten:

-Identifikation der Gaswarneinrichtung (z. B. Anlagenteile, Messstellen)
-Bestätigung der Durchführung
-Festgestellte fehlerhafte Aufzeichnungen
-Datum und Name

Aufbewahrungsfristen

Soweit keine längeren Fristen durch andere Regeln gefordert werden, gilt Folgendes:

-Die Aufzeichnungen zur Sichtkontrolle und zur Funktionskontrolle sind bis zur Kontrolle der Aufzeichnungen aufzubewahren.
-Die Aufzeichnungen zur Kontrolle der Aufzeichnungen und Systemkontrolle sind 10 Jahre aufzubewahren.

Zusammenfassend

Wenn man nun denkt, dass dies überschaubar ist, denn sollte bedacht werden, dass hier die Fehler auch in den Details stecken.
Einer der häufigsten Fehler sind unzureichende Serviceberichte in Sachen Inbetriebnahme, Wartung, Systemkontrollen und Instandsetzungen.

Sie sollten dieses Thema sehr ernst nehmen, denn bei einem Vorkommnis sind die Unterlagen das Entscheidende. Auch wenn Sie alles Notwendige getan haben, es aber nicht ausreichend protokolliert wurde, kann Ihnen die Haftung zugesprochen werden. Dies sollten Sie bedenken.

Lassen Sie Ihre Unterlagen spätestens alle drei Jahre von Fachkundigen prüfen, um Ihr Haftungsrisiko zu reduzieren. Geren stehen wir Ihnen dafür zur Verfügung.

Dies alles gilt auch wenn Sie externe Dienstleister mit dem kompletten Thema Gaswarnanlage betreut haben. Sie sind der Arbeitgeber.